Rijschoolsoftware Blog: Waarom factuur crediteren i.p.v. verwijderen?

Waarom is het belangrijk om een factuur te crediteren en niet te verwijderen?

Misschien komt het wel eens voor dat u een factuur naar een leerling verstuurde en dat er achteraf iets veranderd moest worden. U wilt waarschijnlijk het liefst de factuur verwijderen. U kunt dit echter beter niet doen en dat heeft de volgende reden.

Als u de factuur wijzigt of verwijdert, terwijl deze al verstuurd is, dan wordt dit niet doorgevoerd in uw boekhouding. Dit betekent dat u gaten krijgt in uw administratie. Als de Belastingdienst bij u op controle komt, krijgt u mogelijk problemen, omdat de administratie volgens hen niet klopt met die gaten erin. Daarom dient u een factuur te crediteren. De originele factuur blijft bestaan en er komt een creditfactuur bij, onder een ander factuurnummer.

Een creditfactuur kent dezelfde eisen en opmaak als een gewone factuur. Het enige verschil is dat de bedragen negatief zijn. In PlanRijles en in de e-mail die naar de leerling verstuurd wordt, komt ‘Creditfactuur’ te staan in plaats van ‘Factuur’. De creditnota krijgt, net als een nieuwe factuur, een nieuw op eenvolgend factuur nummer.

In PlanRijles kunt u gemakkelijk een factuur omzetten in een creditfactuur

In het linker hoofdmenu klikt u op de knop ‘Facturen’ onder de kop ‘Administratie’. Om een factuur te crediteren zoekt u in het overzicht de desbetreffende factuur op die u wilt crediteren. Dat doet u door op de knop ‘Bekijk’ te klikken onder de juiste maand.

Als u de desbetreffende factuur gevonden heeft, dan klikt u op het potloodje voor de factuur die u wilt crediteren. U krijgt de pagina te zien waarop gedetailleerde informatie getoond wordt van deze factuur. Om de factuur te crediteren klikt u op de knop ‘Creditatie’.

Als u hierop klikt, krijgt u te zien welke producten in de factuur staan. U kunt ervoor kiezen om al deze producten te crediteren of enkele producten. Ook kunt u eventueel een product toevoegen om te crediteren. Indien alles klopt, klikt u onderaan de pagina op verder.

Als alle velden correct zijn ingevuld, dan klikt u op de knop ‘Verstuur’ onderaan de pagina.

U wordt vervolgens doorgestuurd naar de pagina met de factuurgeschiedenis van de betreffende leerling. Om het crediteren te voltooien, dienen beide facturen aangemerkt te worden als ‘betaald’. Als de factuur die u gecrediteerd heeft, nog niet betaald is, dient u beide facturen aan te merken bij ‘betaald’ met ‘creditnota’. Indien de factuur die u gecrediteerd heeft, al betaald is, dan staat de oorspronkelijke factuur al aangemerkt als betaald. Het bedrag van de creditfactuur dient u over te maken naar de desbetreffende leerling en de creditfactuur dient u aan te merken als ‘betaald’ met bijvoorbeeld ‘bank’ of ‘contant’. Op welke manier u deze aanmerkt, hangt af van de wijze waarop u de leerling terugbetaald.

Om de factuur aan te merken als betaalt, klikt u op de knop ‘Nee’ onder de kop ‘Betaald’.

Vervolgens klikt u op de knop ‘Betaling toevoegen’.

Ten slotte geeft u aan op welke wijze er betaald is en klikt u op ‘Opslaan’.

Bij factuurgeschiedenis van de desbetreffende leerling staat deze creditfactuur inmiddels ook aangemerkt als ‘betaald’.

Wilt u zelf ontdekken hoe gemakkelijk u een factuur en een creditfactuur aanmaakt in PlanRijles?